Die Informationsflut kann krank machen und das Gehirn verändern.
Ein Unternehmen, in unserm Fall eine Magistratsabteilung, misst sich gerne am Umfang der Informationen, welche den MitarbeiterInnen zur Arbeit zur Verfügung gestellt werden. Mittlerweile können wir ruhigen Gewissens von einer unüberschaubaren und nicht mehr merkbaren Informationsflut sprechen. Kein Tag vergeht ohne mehrseitigen Medienspiegel. Keine Woche vergeht mehr ohne Änderung eines Formulars oder einer dienstlichen Anweisung und kein Monat vergeht mehr ohne LeiterInnensitzungsprotokolle mit der Seitenanzahl im zweistelligen Bereich.
Die gelebte Form des derzeitigen Informationsmanagements ist eigentlich unerträglich.
Warum? Weil sich niemand mehr merken kann, was wann wer ausgeschickt hat und welche Informationen drinnen enthalten sind. Wer soll diese erhalten und wo werden die Nachrichten am besten deponiert, um sie im Fall des Falles zur Hand zu haben.
Die Informationen landen im Normalfall bei der Leitung bzw. Stellvertretung mittels PC in den Kindergärten. Und das neben „tausend anderen wichtigen Belangen des Alltags“. Also Stress pur! Allerdings sollte mit dem Lesen der Information bereits die qualitätssichernde Verwendung bzw. Weitergabe geordnet werden. Aus unserer Sicht eine bedrohlich anwachsende Hürde, welche nicht mehr zu nehmen ist.
Den Dauerstress hält das Gehirn kaum aus.
- Produktivitätsverlust:
Ein Zuviel an Informationen kann zu zwei Dingen führen:
Erstens verliert man den Blick für das Wesentliche und versinkt in den unzähligen Details. Die sind aber vielleicht gar nicht wichtig.
Zweitens verliert man den Fokus auf das, was man eigentlich tun wollte und wozu man die Informationen braucht. Sie kennen das sicher auch: Nur kurz wollten Sie etwas im Internet nachschauen und schwupps – schon ist eine Stunde vorbei. - Informationslärm:
Zu viele Informationen führen dazu, dass Sie automatisch von einer zur nächsten Neuigkeit springen. So kommen Sie nie zur Ruhe und finden Ihren Flow nicht. - Zeitverlust:
Ich habe es schon angesprochen: Man springt von einer Information zur nächsten, verliert den Überblick, bleibt bei unwichtigen Dingen hängen und die Zeit rinnt nur so dahin. - Reflexion:
Das Springen zwischen verschiedenen Informationen verkürzt die Zeit der Reflexion. Man nimmt sich die Zeit nicht mehr, um die Informationen angemessen zu verarbeiten. - Stress:
Die Informationsflut führt zu mehr Stress. Man hat Angst, etwas Wichtiges zu übersehen oder etwas Interessantes zu verpassen. Schlussendlich kann das zu einer Infosucht führen und man hält es ohne neuen Input gar nicht mehr mit sich selber aus. Abgesehen davon, dass man ständig online sein muss, immer und in jeder Situation.
Neuorientierung geboten
Um zu verhindern, dass sich nachhaltige Schutzmechanismen bei den MitarbeiterInnen durch die steigende Informationsflut (wie das Ignorieren von Informationen bzw. eine aktive Ablehnung von Informationen) einstellt, bedarf es dringend einer Neuorientierung im Bereich Informationsmanagement. Zusätzlich benötigt die Abteilung endlich den Mut, das schon lange angekündigte Projekt Wissensmanagement zu ermöglichen. Hier sollen/müssen in erster Linie die KollegInnen in den Kindergärten mitarbeiten, denn die wissen, was benötigt wird und was im Alltag wirklich brauchbar ist. Wenn wieder hauptsächlich MitarbeiterInnen der Zentrale aus strategischer Sicht planen, ist es gut gemeint, aber…