Datenschutz bei dienstlichen Emails – Theorie und drohende Realität!

Bisher…

In unserem digitalen Zeitalter ist schon beinahe jeder vernetzt und gibt freiwillig oder auch unwissentlich eine ganze Menge Daten über sich Preis. Leute, die sich früher über die Mikrozensuserhebung mit Papier und Kugelschreiber aufgeregt haben, sind heute bereit, für eine Einkaufsrabattkarte sehr viel mehr an privaten Daten bekanntzugeben. Im Privaten soll das jeder halten wie er/sie will. Im dienstlichen Zusammenhang wäre die Personalvertretung angehalten, die Rechte der MitarbeiterInnen zu schützen.

Die Personalvertretung ist hier in ihrer Gesamtheit nicht immer so aufmerksam und hellhörig, wie wir es uns als Unabhängige Gewerkschafts-/PV-Fraktion wünschen würden. Jüngstes Beispiel ist die mit Juni 2017 erfolgte Änderung im Zusammenhang mit der Einschau in Email-Postfächer. Leider konnten wir den Zentralausschuss nicht von unseren Bedenken überzeugen und die Änderung trat – von den meisten MitarbeiterInnen unbemerkt – in Kraft.

Schon bisher durfte bei Verdacht auf Missbrauch oder Todesfall der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters und bei Gefahr in Verzug im Abwesenheitsfall auf persönliche Email-Postfächer zugegriffen werden. Die exakte Vorgangsweise ist mit Erlass (MD-OS-439698/2017) geregelt und sieht beispielweise die Anwesenheit von DienstgebervertreterInnen und PersonalvertreterInnen vor. In der Hoheitsverwaltung waren das in der Vergangenheit sehr überschaubare Einschauaktivitäten im einstelligen Bereich pro Quartal.

Angeblich auf vielfachen Wunsch von informationshungrigen Abteilungen, wurde nunmehr die Einschaumöglichkeit erweitert. Der Dienstgeberin ist es nunmehr möglich „im Fall einer durchgängigen krankheitsbedingten längeren Abwesenheit (länger als 30 Tage) eines Mitarbeiters/Mitarbeiterin“ in die Persönlichkeitsrechte einzugreifen und das Email-Postfach zu durchsuchen. Das bedeutet, es wird hier lediglich aufgrund eines Krankenstandes durch den Dienstgeber „nachgewassert“, ob nicht irgendwas im Postfach sein könnte.

…und jetzt.

Die Erweiterung ermöglicht jetzt die Einsicht nur aufgrund der Tatsache eines längeren Krankenstandes bei

• nicht dringenden Angelegenheiten,
• ohne Vorliegen von Gefahr in Verzug
• und ohne Vorliegen der dienstlichen Notwendigkeit gesetzlich vorgegebenen Fristen einzuhalten.

Spätestens jetzt sollten die Alarmglocken läuten.

Stell dir folgende – völlig fiktive – Situation vor: Ein dem Alkohol nicht abgeneigter Abteilungsleiter behandelt seine Untergebenen nicht besonders nett. An schlechten Tagen lässt er seine üble Laune an jedem, der ihm über den Weg läuft, aus. Aufgrund jahrelanger Magistratserfahrung kann er die fließenden Übergänge und Graubereiche zwischen harsch gebellter Weisung, Schikane und Amtsmissbrauch exzellent ausloten. Ein paar der auf diese Weise behandelten MitarbeiterInnen tauschen sich untereinander aus und schreiben sich, eigentlich mehr zur eigenen Psychohygiene, E-mails.

Einer aus der Gruppe befindet sich wegen der anhaltende Drucksituation mehr als 30 Tage im Krankenstand und die Abteilung wassert in seinen Emails nach, ob nicht etwas Dienstliches dabei ist. Natürlich erfolgt die Einschau im Beisein von PersonalvertreterInnen und von Personen, die der Abteilungsleitung nahestehen.

Darin befinden sich Emails aus der „Psychohygienegruppe“ von Personen, die sich nicht im Krankenstand befinden. Ein Kollege mit befristetem Vertrag schreibt:

Unser AL ist heut wieder gut drauf. Er hat mich wegen einer Erledigung angeflogen, die er erst gestern beauftragt hat. Soll ich zaubern?? Ich glaub er hat zu wenig Asbach-Uralt intus. Am Nachmittag hat er es vielleicht eh schon wieder vergessen. 😉

Überraschender Weise geht der Vertrag des Mitarbeiters niemals in ein unbefristetes Anstellungsverhältnis über!

So oder so ähnlich könnte eine der neuen Einschauen ablaufen und eben auch unerfreuliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die KIV als unabhängige Gewerkschafts- und Personalvertretungsfraktion wird die Anzahl der Einschauen genau beobachten und gegebenenfalls darüber berichten.

Bis dahin: Sei vorsichtig beim Nützen der dienstlichen Emails und schreibe nur das, was du einem Vorgesetzten auch direkt ins Gesicht sagen würdest

Grafik: katemangostar / Freepik