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Wer darf eigentlich wo über wen welche Daten sammeln – und wo darf Einsicht genommen werden?

Die Personalakte bleibt für das Personal undurchsichtig. Mit ein Grund dafür ist, dass weder in der Dienstordnung noch in der Vertragsbedienstetenordnung Bestimmungen über die Führung von Personalakten enthalten sind, obwohl deren Führung offenkundig vorausgesetzt werden – das bestätigen verschiedene Verwaltungsgerichtshoferkenntnisse (VwGH vom 24.3.1999, Zl.: 96/12/0152, VwGH vom 2.7.1997, Zl.: 95/12/0219).

Heutige Praxis

Weiters entspricht die bis vor einigen Jahren gängige Vorgehensweise der Dienstgeberin, eine einzige Personalakte an der Dienststelle anzulegen, die alle Information über den/die Bedienstete/n enthält, nicht mehr der heutigen Praxis: Durch die neuen Medien und interne Netzwerke sind Daten von MitarbeiterInnen in mehreren Dienststellen evident bzw. werden deren Daten in verschiedenen Programmen gesammelt (SES, VIPER etc.). Es existiert also keine einzelne Personalakte mehr, sondern über den Magistrat verstreute Datenhäppchen, deren Anlage allerdings nicht geregelt ist.

Gesetzlich hat jede/r MitarbeiterIn persönliches Einsichtsrecht in seine/ihre Personalakte, sowie ein Einsichtsrecht eines/einer PersonalvertreterIn, sofern die Zustimmung des/der Betroffenen vorliegt. Aus der ungeregelten Anlage der Personalakten bei der Stadt Wien ergibt sich für die Bediensteten allerdings das Problem, dass sie weder wissen, wo ihre Daten eigentlich liegen, noch, wo und wie sie einen kompletten Einblick in ihre Personalakte nehmen können.

Grundrecht auf Akteneinsicht

Dazu kommt zusätzlich, dass laut österreichischem Recht physische Akten eine Grundstruktur oder -ordnung, sowie eventuell auch ein Inhaltsverzeichnis besitzen müssen, um die Auskunftspflicht überhaupt auszulösen (laut Tagesseminar AK – Datenschutz im Arbeitsverhältnis).

Das Grundrecht auf Akteneinsicht und das Antragsrecht auf Löschung unrichtiger oder nicht relevanter Daten, das zwar im Datenschutzgesetz erfasst ist, ist auf diese Weise de facto also nicht einzufordern.

Vier Jahre

Es braucht hier definitiv eine transparentere Handhabung für die Sammlung und Verwendung persönlicher Daten der MitarbeiterInnen der Stadt Wien. Ein dahingehender Antrag der KIV wurde bereits bei der 1. Wiener Landeskonferenz GdG-KMSfB (29. bis 30. September 2010) vor vier Jahren zwar einstimmig angenommen, eine Umsetzung gibt es bis dato allerdings nicht – dabei wäre eine Vereinbarung relativ einfach zu erzielen. Es müssten nur folgende, eigentlich selbstverständliche Punkte geklärt werden:

  • Wo werden die Personalakten aufbewahrt?
  • Welche Daten dürfen gesammelt werden?
  • Wer ist zur Führung von Personalakten berechtigt?
  • Wer darf Einsicht nehmen?

Weiters müssen dabei das Recht auf Einsicht des/r Betroffenen, das Recht auf Korrektur, bzw. Löschung von Daten und die jährliche Auskunftspflicht (auf Antrag) sämtlicher gesammelter Daten mit Angaben, woher sie stammen (Dienststelle, MA 2, etc.) berücksichtigt werden. Nur so können wir mehr Transparenz erzielen und daran arbeiten, nicht den Menschen gläsern zu machen, sondern die Daten, die über ihn gesammelt werden.

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