GEMMA: Veränderungsprozesse bedeuten Stress und je tiefgreifender dieser Prozess ist, desto mehr Stress verursacht er. Dieser wiederum begünstigt Krisen. Diese können sich rein auf der Sachebene abspielen oder, was viel schlimmer ist, sie vergiften klammheimlich die so wichtige zwischenmenschliche Ebene. Gerade in der Krise zeigt sich deutlich, ob die Dienstgeberin – in Vertretung ihre Führungskräfte – in guten Zeiten die Hausaufgaben nicht nur betriebswirtschaftlich, sondern auch emotional gemacht hat.
Krisen können unter anderem bei einzelnen Personen starke Ängste und Widerstände auslösen. Das war natürlich auch bei uns so. Herabwürdigende Äußerungen, derer sie zu zitieren ich mir hier erspare, taten ihr Restliches. Sie mögen verziehen sein. Waren doch gerade in den ersten Tagen und Wochen nach der Umstellung alle einer enormen psychischen Belastung ausgesetzt.
GEMMA: Stress bei allen
Das gilt insbesondere für die Projektverantwortlichen. Zu bemerken, dass ein von langer Hand geplantes und vermeintlich gut vorbereitetes Projekt nicht wie gewünscht läuft, verursacht mit Sicherheit auch einen enormen Stress.
Unzufriedene Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen einerseits, Druck von Vorgesetzten andererseits, gepaart mit Selbstzweifeln… Schön ist sicher anders. Im Grunde wäre dies eine gute Gelegenheit gewesen, endlich alle ins Boot zu holen.
Stattdessen wurde die Eigeninitiative von Mitarbeiter:innen, die bemüht waren, Antworten auf die vielen Fragen zu finden und den Kolleg:innen eine verschriftlichte Hilfestellung anzubieten, eine Hilfestellung, die lange vor der Umstellung auf Gemma hätte erstellt werden müssen, kurzer Hand abgewürgt und untersagt.
Hier hätte problemlösendes Denken und eine gemeinsame, handlungsorientierte Vorgehensweise die weitere Zusammenarbeit im Sinne aller wesentlich gestärkt und den Stresslevel mit Sicherheit um einiges gesenkt.
GEMMA: Krisenmanagement ist Teamarbeit
Ohne zynisch wirken zu wollen, aber wäre die Einführung von „Gemma“ ausschließlich als teambildende Maßnahme gedacht gewesen, so wäre diese, auf diese Art und Weise durchgeführt, nahezu genial. Sie hätte wohl kaum wirkungsvoller gestaltet werden können. In den ersten Tagen erlebte ich einen noch nie dagewesenen Zusammenhalt in der Abteilung.
Immer wieder bildeten sich Grüppchen um ein neues Problem zu besprechen, Leute liefen von Raum zu Raum um neue Lösungsvorschläge anzubieten und ihr spärliches Wissen zu teilen.
Und jeder noch so kleine Erfolg wurde wie ein Sieg gefeiert. Denn alle wussten: Einsame Helden haben in Krisen ausgedient. Um in chaotischen Situationen gute Entscheidungen zu treffen und Probleme aus dem Weg zu räumen, braucht es ein gutes Team.
Mensch sein, Mensch bleiben
Menschen sind „Gefühlswesen“, die nicht ausschließlich nach rationalen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten denken und handeln. Daher ist es entscheidend, dass beim Change-Management die Emotionen und Beziehungen der Mitarbeiter:innen und Führungskräfte berücksichtigt und in den Prozess miteinbezogen werden.
Ob Veränderungsprozesse gelingen, hängt zum wesentlichen Teil vom Verhalten der Führungskräfte ab. Diese müssen Widerstände der Mitarbeiter:innen abbauen und die Veränderungsbereitschaft fördern. Wichtig dabei ist, dass die Mitarbeiter:innen aktiv eingebunden werden und regelmäßig und offen über den Stand der Veränderung informiert werden. Als Führungskraft sollten Sie Ansprechpartner für die Sorgen und Bedenken der Mitarbeiter sein.
Und auch Sie müssen lernen, Ihr Verhalten immer wieder, im Sinne der Veränderung, zu reflektieren und sich selbst durch den Prozess der Veränderung führen. Nah bei den Mitarbeiter:innen sein und ein offenes Ohr für deren Belange haben – das wäre bei Veränderungsprozessen (ob klein oder groß) das Zaubermittel.
Viele unterschiedliche Faktoren können nämlich die Leistungsfähigkeit von uns allen massiv beeinträchtigen. Besonders die Pandemie und die damit veränderten Abläufe und Arbeitsmodelle haben gezeigt, dass von Null auf Hundert alles anders sein kann. Führungskräfte können natürlich nicht alles abfedern, aber verständnisvoll agieren und diese, nicht selbst herbeigeführten Einflüsse, mitdenken und die dadurch entstehende Dynamik in eine gute Richtung lenken.
Erfahrungs- und Wissenstransfer – unser Vorschlag
Wir haben der Dienstgeberin einen Vorschlag zum Optimierungsprozess bei Veränderungsprozessen in der Stadt Wien zukommen lassen.
Aus unserer Sicht hätte eine interaktive Plattform für alle Beteiligten (egal ob Organisator:innen oder Durchführer:innen) Transparenz und Offenheit von Anfang an geschaffen. Ein tägliches Nutzen, gepaart mit einer dienstlichen Verbindlichkeit ermöglicht immer am Laufenden zu sein, gewährleistet den Kommunikationskanal mit den richtigen Ansprechpersonen und verschafft eine breite Vielfalt an Rückmeldungen.
Ein Stück weiter kann mittels der digitalisierten Distanz die Sachebene besser gepflegt werden und die Emotionen treten in den Hintergrund. Darüber hinaus würde diese Vorgangsweise einen fließenden Übergang – von alt nach neu – gewährleisten und böte einen abteilungsübergreifenden Erfahrungsaustausch.
Es gäbe keine zeitliche Beschränkung, Fragen zu stellen oder nach Antworten zu suchen. Wir sind überzeugt, dass der Umgang mit so einer Plattform, die Mitarbeiter:innen in die Lage versetzt sich selbst zu schulen.
Einen weiteren wichtigen, weil menschlichen Aspekt, stellen transparente Projektphasen dar. Erkennbare Meilensteine zu schaffen um Erfolgserlebnisse von „das haben wir geschafft“ bis „gut, dass wir das „Hoppala“ jetzt bemerkt haben, fördern die Akzeptanz und die Zufriedenheit. So könnte man sich gemeinsam Schritt für Schritt, eventuell auch mit Hilfe von „Problemlösungsbörsen“ und Online-Foren, dem Ziel nähern. Denn mitmachen und tun ist besser als zuschauen und kiebitzen.
Zum Abschluss – ganz persönlich
Wir haben als Mitarbeiter:innen über weite Strecken den Unwägbarkeiten des Projektes „GEMMA“ nicht nur getrotzt, sondern sie als Chance genützt. Wachsamkeit, Sachverstand und Augenmaß gepaart mit Schnelligkeit und wirtschaftlichem Handeln haben uns letztendlich zum Erfolg geführt. Wir haben den Beweis erbracht, dass wir gemeinsam unschlagbar sind und uns nichts aus der Bahn werfen kann. Mit diesem
Bewusstsein können wir alle beruhigt in die Zukunft blicken und uns auf die kommenden Aufgaben freuen.